Of: houd je database schoon, kansrijk en volgens de regels

Leestijd: 3 minuten

Wil je een zo schoon mogelijke, maar tegelijkertijd kansrijke database? Die ook nog eens voldoet aan alle regels en normen? Weet dan hoe en wanneer je donateursgegevens vernietigt. We geven je wat food for thought.

Hoe lang mag je persoonsgegevens eigenlijk bewaren? Ook wanneer iemand al lange tijd niet meer gegeven heeft? De algemene verordening gegevensbescherming (AVG) bevat geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. Als organisatie bepaal je dus zelf hoe lang je persoonsgegevens bewaart. Natuurlijk rekening houdend met wettelijke bewaartermijnen. Bijvoorbeeld op grond van belastingwetgeving.

Criteria

Hoe bepaal je of bepaalde donateursgegevens vernietigd moeten worden? Dit vereist natuurlijk de nodige afstemming binnen je organisatie. Graag helpen we je met deze discussie. Hierbij hanteren we het begrip peildatum om de datum aan te geven die minimaal de lengte van de bewaartermijn in het verleden ligt. Als je een bewaartermijn van 7 jaar wilt hanteren, ligt de peildatum minimaal 7 jaar in het verleden. Bijvoorbeeld op 1 januari 2013.
Daarna kun je de volgende criteria hanteren voor het verwijderen van donateursgegevens:

• De donateur is aangemaakt voor de peildatum
• De donateur heeft geen donatie met transactiedatum na de peildatum
• De donateur heeft geen machtiging met einddatum na de peildatum
• De donateur heeft geen actieve status binnen een nalatenschappenprogramma

Wat ga je bijvoorbeeld doen met de registratie van brieven en telefoontjes? Of donaties?

Concreet en weloverwogen aan de slag

Goed, de criteria zijn helder. Je weet van welke donateurs gegevens verwijderd moeten worden. Maar welke gegevens? Wat ga je bijvoorbeeld doen met de registratie van brieven en telefoontjes? Of donaties? Grote kans dat je er op uit komt om al deze gegevens te verwijderen, maar doe het weloverwogen.
Wil je meteen aan de slag? Wij bieden klanten de mogelijkheid om eenvoudig een nieuwe AVG opschoonactie te starten. Je geeft simpelweg de peildatum op, waarna het systeem gaat bepalen hoeveel relaties met bijbehorende gegevens verwijderd zullen worden. Als je dat bevestigt, worden de gegevens één voor één verwijderd en ben je op dat onderdeel volledig AVG-proof.