Leestijd: 4 minuten

Ook bij goede doelen is de druk hoog in dit verwarrende coronavirus tijdperk. Fondsenwervers willen vooral blijven communiceren met hun donateurs, ze dichtbij houden, ook in financiële onzekere tijden. Juist op momenten van afstand zijn systemen om mensen tot elkaar te brengen van groot belang. In al die hectiek wil je vooral geen calamiteiten in je CRM-systeem. En toch kan dat, juist onder grote druk, zo maar gebeuren. Wat je dan moet doen? Tijdreizen!

Veel campagnes en evenementen worden tot nader order uitgesteld, maar dat betekent zeker niet dat goede doelen stil zitten. Organisaties werken met kwetsbare doelgroepen en willen de donateur uitleggen hoe de coronacrisis deze doelgroepen raakt. En misschien zelfs toch om een extra bijdrage vragen, voor hun doelgroepen die het nu extra moeilijk hebben. En juist dan, op zo een belangrijk moment in onze tijd, maak je een ingrijpende fout. Ongewild pas je in je CRM-systeem duizenden gegevens aan op de verkeerde manier. De wet van Murphy? Of hangen we liever de relativiteitstheorie van Einstein aan, die ons laat dromen over tijdreizen?

Tijdreizen

Een vergissing waardoor data door je hele systeem verandert, is vaak moeilijk terug te draaien. Maar vergissingen maken is menselijk en het gebeurt nu eenmaal. Je kunt je misschien wel voor je hoofd slaan en wensen dat je terug kon gaan in de tijd vóórdat je de verkeerde handelingen deed. Wat zou het fijn zijn als het CRM-systeem de mogelijkheid biedt om met de data letterlijk terug te gaan naar een moment vlak vóór de verkeerde handeling. Zo wordt de vergissing in één keer ongedaan gemaakt.

Chaos

Natuurlijk ga je eerst zorgvuldig de schade vaststellen. Hierbij is het belangrijk om goed inzicht te hebben in wat het systeem precies gedaan heeft om te bepalen wat mogelijk hersteld moet worden. Hiermee gaat veel kostbare tijd verloren en terwijl je bezig bent met het vaststellen van de schade komen nieuwe wijzigingen in het systeem die ongedaan worden gemaakt als je terug in de tijd gaat. Chaos ligt op de loer. Snel volledig inzicht is nodig om te bepalen of eventueel de data moet worden teruggezet naar de situatie van vóór de verkeerde handeling.

Een calamiteit in je CRM-systeem is in tijden van calamiteiten, zoals nu, echt wel het laatste wat je wilt. Toch gebeurt het.

Hoe zit het met jouw calamiteitenplan?

Een calamiteit in je CRM-systeem is in tijden van calamiteiten, zoals nu, echt wel het laatste wat je wilt. Toch gebeurt het. En gek genoeg juist wanneer je dit absoluut niet kunt gebruiken. Moderne CRM-systemen zijn gebaseerd op technologie die gemaakt is om altijd beschikbaar te zijn, maar wat als iemand jouw data aanpast of verwijdert? Het systeem is beschikbaar, maar je data is niet meer bruikbaar! Het is dan goed om een calamiteitenplan op te stellen. Je kunt heel eenvoudig beginnen door jezelf een paar vragen stellen:

• Kun je überhaupt een back-up (laten) terugzetten?
• En hoe lang duurt het voordat jouw CRM-systeem dan weer beschikbaar is vanaf het moment dat je daarom vraagt?
• Wanneer heb je voor het laatst getest om een back-up terug te zetten?

Onlangs mochten wij een klant aan het einde van de dag helpen bij een vergissing. Gelukkig waren we in een paar minuten klaar om de back-up van een half uur eerder terug te zetten; vlak vóór het moment dat de vergissing begaan was. Toch fijn om zo met de schrik vrij te komen als het nodig is!