Lastige transitie of blessing in disguise?

Leestijd: 6 minuten

Wanneer een goed doel een nieuw CRM-systeem aanschaft, zit daar vaak meer achter dan alleen het invoeren van nieuwe up-to-date software. Een organisatie wil veranderen om te groeien. Met een bijhorend eisenpakket. De uitdaging waar veel goede doelen vervolgens tegenaan lopen, is dat alle betrokken medewerkers vanaf een bepaald moment op een andere manier moeten werken. Lastig of kansrijk? Wat ons betreft het laatste.

Leren door migreren

Leren werken op een andere manier in een nieuw systeem kan een lastig traject zijn. En ook eng, zeker als medewerkers al jarenlang gewend zijn op een bepaalde manier met data te werken. Een cursus ligt voor de hand, maar niets werkt zo goed als de praktijk. Want alleen door te oefenen met de daadwerkelijke data, verken je de mogelijkheden en oplossingen voor hobbels waar je misschien al jaren tegenaan loopt. Bovendien voelt het wel zo vertrouwd, om te werken met data die je al zo goed in de vingers hebt.

Door medewerkers hier direct bij te betrekken, verkennen ze het nieuwe systeem met vertrouwde gegevens.

Daarom hebben we het datamigratieproces gecombineerd met het leerproces. Door medewerkers hier direct bij te betrekken, verkennen ze het nieuwe systeem met vertrouwde gegevens. Iedere organisatie is natuurlijk anders, maar in onze praktijk onderscheiden we meestal 5 stappen.

Stap 1 Oefenen met de basis

Bij de migratie van het eerste deel van de data, beginnen we met de basis. Hoe maak ik een nieuwe relatie aan? Hoe stel ik communicatievoorkeuren in? Hoe voeg ik dubbele relaties samen? Vervolgens kunnen de medewerkers in het nieuwe CRM de gemigreerde gegevens valideren. Ze gaan zelf met de data aan de slag dus.

Stap 2 Slimme hulpjes en lastige vragen

Al doende komen de medewerkers slimme oplossingen tegen. Bijvoorbeeld een invoerhulp die automatisch een volledige naam en titel uit elkaar trekt en de velden met geslacht voornaam, achternaam en titel vult. Is een relatie niet terug te vinden, omdat het relatienummer niet meer bestaat door een samenvoeging? We laten zien hoe je de juiste relatie weer terugvindt. Zo komen tijdens de migratie vanzelf de lastige of incomplete zaken naar boven die in elke data zitten. En de medewerkers leren ze op een nieuwe manier op te lossen.

Stap 3 Beheren incassomachtigingen

Wanneer de medewerkers alle basisvaardigheden goed doorlopen hebben, gaan we verder met de volgende stap: het beheren van incassomachtigingen. We bekijken hoe je de IBAN van een donateur verandert, hoe je het donatiebedrag kunt aanpassen of de frequentie van een machtiging. We laten zien hoe het systeem de hele historie van een machtiging bijhoudt. Zodat de medewerkers accuraat inzicht krijgen in de ontwikkeling van de relatie met de donateur.

Stap 4 Campagnes en zakelijke fondsenwerving

Stap voor stap, terwijl de data verhuist naar het nieuwe CRM, krijgen de medewerkers steeds meer feeling met het systeem en de mogelijkheden die er liggen. Als een olievlek komen er als vanzelf steeds meer vaardigheden bij. Van het verwerken van bankbestanden tot het managen van campagnes of zakelijke fondsenwerving. Het is belangrijk dat de mogelijkheden die het CRM-systeem biedt, naadloos passen bij de day-to-day business van het goede doel. Met alle kansen om beter te fondsenwerven, maar zonder overbodige toeters en bellen die het systeem voor de medewerkers alleen maar complexer maken.

Stap 5 Strategisch inzetten CRM

Als laatste stap verkennen we samen de mogelijkheden om het CRM-systeem strategisch in te zetten. Met bijvoorbeeld tactieken om te voorkomen dat een donateur opzegt, door de machtiging te verlagen na een storno.

Het moment dat alle onderwerpen zijn besproken, is ook het moment dat de migratie klaar is. De daadwerkelijke overgang naar het nieuwe systeem kan plaatsvinden. En de medewerkers zijn er meer dan klaar voor. Dus ja, een nieuwe manier van werken met een nieuw systeem kan lastig zijn. Maar door iedereen vanaf het begin af aan te betrekken en stap voor stap mee te nemen in de basics en de mogelijkheden, biedt het vooral kans op betrokken medewerkers die de kansen zien liggen in een nieuwe CRM-systeem.