Leestijd: 3 minuten

Ondanks de dunne bezetting op beide kantoren, gonst het van de spanning bij Fonds Slachtofferhulp en Nexios. Vandaag is het nieuwe CRM-systeem live gegaan bij de maatschappelijke organisatie die opkomt voor slachtoffers in Nederland. Kirsten Snel, teamleider particuliere fondsenwerving bij Fonds Slachtofferhulp: “Het is altijd een spannend moment. Je data is het goud van je organisatie, de overgang moet veilig, compleet en overzichtelijk zijn.”

Fonds Slachtofferhulp is als maatschappelijke organisatie en goed doel volledig afhankelijk van giften uit de samenleving. Daarom zet de organisatie in op een geïntegreerde fondsenwervingsstrategie. Een soepel werkend CRM-systeem is hiervoor onontbeerlijk. Kirsten: “Ons oude systeem, waar we al 20 jaar mee werkten, paste niet meer bij de ambities die we hebben. Nexios is een heel compleet, mooi en gebruikersvriendelijk CRM-systeem voor fondsenwervers. We willen zo veel mogelijk op maat contact houden met onze achterban en gebruik maken van moderne communicatiemiddelen. En snel de juiste data kunnen selecteren om in te kunnen spelen op onverwachte situaties.”

Coronacrisis

Zo een onverwachte situatie was de start van de coronacrisis. “We zagen een toenemende vraag voor een bijdrage uit ons noodhulpfonds, voor slachtoffers die door de crisis nóg meer in het nauw kwamen. Hierover communiceren en vragen om extra steun bij je achterban is dan een logische keuze. Je wilt dan snel kunnen handelen, zonder dat het systeem zorg voor onnodige vertragingen.”

Datakwaliteit

Bij de overgang naar een nieuw systeem is de datamigratie een spannend proces. Dit moet niet alleen veilig en zorgvuldig gebeuren. Het is ook een moment waarop je kwaliteit van de data optimaliseert en processen en indelingen beter inricht. Daarbij moet alles kloppen en exact aansluiten op de administratie. Want vanuit het nieuwe systeem worden de incasso’s aangeboden bij de bank en alle donatietransacties vastgelegd. Maar ook de persoonlijke voorkeuren voor communicatie, die donateurs doorgeven.

Enorme operatie tussen de bedrijven door

Kirsten: “Eerlijk gezegd zag ik er best tegenop. Je weet dat het nodig is, maar je weet ook dat het een enorme operatie is die je naast je gewone werk moet doen. Maar met een klein team van twee mensen van Nexios en twee van Fonds Slachtofferhulp, hebben we heel efficiënt en effectief de afgelopen 3,5 maanden naar dit moment toegewerkt en hebben we de strakke planning gehaald. Ik ben heel blij en trots dat het ons gelukt is in zo’n recordtijd. En dat de datamigratie zo soepel is verlopen.”

De goede begeleiding en de expertise van de medewerkers vanuit Nexios, gaven echt vertrouwen.

Nauw betrokken

Kirsten: “De goede begeleiding en de expertise van de medewerkers vanuit Nexios, gaven echt vertrouwen. Zij namen veel werk uit handen. Wat ook goed werkte is dat we als team bij de migratie al nauw betrokken waren. Je hebt alle data even in handen en oefent tegelijkertijd met het nieuwe systeem terwijl je de gegevens overzet. Nu we écht moeten werken met het systeem, kennen we het goed en snappen we de keuzes die we gezamenlijk hebben gemaakt. We hebben er een goed gevoel bij. Belangrijk, want een systeem is zo goed als de mensen die ermee werken. En dat snapt Nexios als geen ander.”